شما به عنوان مدیر یک نهاد دولتی، موسسه عمومی یا شرکت خصوصی، تلاش می‌کنید تا با استفاده از منابع و امکاناتی که در اختیار دارید، سازمان تحت مدیریت‌تان را در مسیر اهداف و چشم‌اندازهای تعیین‌شده پیش ببرید. مرسوم است که سازمان‌ها در بازه‌های زمانی شش‌ماهه یا یک‌ساله گزارشی از فعالیت‌هایشان منتشر می‌کنند، اما در بسیاری از موارد این گزارش‌ها غیرهدفمند، با دقت پایین و صرفا به منظور رعایت تشریفات اداری تنظیم می‌شوند. چنین گزارش‌هایی نمی‌توانند معیاری برای ارزیابی وضعیت سازمان باشند و نه به «مدیران سازمان» کمکی می‌کنند، نه به «مخاطبان بیرونی گزارش». اما اگر گزارش عملکرد، به صورت «جامع»، «دقیق» و «اصولی» تنظیم شود، اثرات مثبت زیادی در روند مدیریت سازمان خواهد داشت.
یک گزارش عملکرد دقیق و شفاف چه کمکی به شما می‌کند؟
- با بازتاب موفقیت‌ها و دستاوردهای سازمان، امکان دفاع از منابع تخصیص‌یافته و تلاش در جهت افزایش آن را برای مدیران فراهم می‌کند و به شما کمک می‌کند تا «کارامدی سازمان را نشان دهید»
- با ارائه تصویری واقعی از وضعیت سازمان، ابزاریی کارامد به منظور ارزیابی، برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری در اختیارتان قرار می‌دهد و شما می‌توانید «تصمیماتی درست‌تر و کم‌خطا‌تر بگیرید»
- با مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب، به شما کمک می‌کند تا بتوانید سیاست‌گذاران را در رفع چالش‌ها و محدودیت‌ها با خود همراه کنید و «در مسیر رفع چالش‌ها و ناکامی‌ها حرکت کنید»
- کارشناسان و کارمندان سازمان را در جریان وضعیت بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌دهد و امکان ایجاد هم‌افزایی و بهره‌گیری از توان‌جمعی را در راستای پیشبرد برنامه‌ها فراهم می‌کند و به شما کمک می‌کند تا «همه ظرفیت‌های سازمان را به کار بگیرید»
- به مدیران ارشد کشور، سرمایه‌گذاران، مشتریان و به طور کلی مخاطبان سازمان، این پیام را منتقل می‌کند که این مجموعه مطابق با برنامه مدیریت می‌شود و این یعنی شما می‌توانید «دقت و شفافیت در مدیریت سازمان را نشان دهید»
چه زمانی برای دست‌به‌کار‌شدن مناسب است؟
شما می‌توانید بازه‌های زمانی متفاوتی را برای تنظیم گزارش عملکرد انتخاب کنید. گزارش‌های سه‌ماهه، شش‌ماهه، سالانه یا بازه‌های زمانی کوتاه‌تر یا بلند‌تر. اما از آنجایی که به طور معمول برنامه‌ریزی‌ها، تخصیص بودجه، تغییرات مدیریتی و… برای یک سال کاری صورت می‌گیرد، تنظیم گزارش‌های سالانه رایج‌تر است. با این حساب شما می‌توانید از اواسط بهمن‌ماه برای تنظیم گزارش عملکرد سال اقدام کنید. نهایی شدن ارقام و اعداد و همچنین ویرایش‌های نهایی هم تا فروردین‌ماه سال بعد قابل انجام است واگر همه‌چیز به‌خوبی پیش برود گزارش عملکرد سالانه سازمان تحت مدیریت شما در اردیبهشت‌ماه قابل ارائه است.
گزارش عملکرد را در چه قالبی ارائه کنیم؟
انتشار یک کتاب یا کتابچه می‌تواند انتخاب خوبی برای ارائه گزارش عملکرد باشد. اگر در طراحی کتاب عملکرد تناسب میان متن و تصویر رعایت شده و از نمودارهای ترکیبی و اینفوگرافیک‌ها به خوبی بهره گرفته شود، گزارش عملکرد سازمان با فرمی جذاب و با ماندگاری در ذهن، به مخاطب ارائه می‌شود. البته می‌توان از ظرفیت‌های ویدیویی هم برای ارائه گزارش عملکرد استفاده کرد. به عنوان نمونه شما می‌توانید در کنار انتشار کتاب عملکرد، اقدام به تهیه یک ویدیوکلیپ کنید و با بهره‌گیری از ابزارهای موشن‌گرافیک، آمار و اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان تحت مدیریت‌تان را ارائه کنید.
در تنظیم گزارش عملکرد باید به این نکات توجه شود
– مطالب باید به خوبی طبقه‌بندی شوند. شما قصد دارید حجم نسبتا زیادی اطلاعات را به مخاطب ارائه کنید، این مهم است که سرفصل‌ها به نحویی تفکیک شده باشند که مخاطب در زمانی کوتاه به موضوع مورد نظر دست پیدا کند.
– از نثری ساده و روان استفاده شود. در نظر داشته باشید که مخاطب گزارش عملکرد شما لزوما در حوزه کاری سازمان شما دارای تخصص نیست، بنابراین باید تلاش شود از عبارات و مفاهیم پیچیده و تخصصی، کمتر استفاده شود.
– گزارش باید شفاف و مختصر باشد. در لابه‌لای متون پرحجم و پیچیده چیزی دستگیر مخاطب نمی‌شود! پس باید تلاش کرد با استفاده از عبارات شفاف، ارقام و نمودارها اصل مطلب گزارش شود.
– استفاده به‌جا از ابزارهای گرافیکی بسیار موثر است. در بسیاری از مواقع یک اینفوگرافیک، نمودار ترکیبی یا حتی یک عکس می‌تواند محتوای مورد نظر شما را با سرعت بیشتر و ماندگاری بالاتر در ذهن به مخاطب منتقل کند.
اگر قصد تنظیم و انتشار «گزارش عملکرد» دارید روی مهرویژن حساب کنید!
ما در مهرویژن تجربیات متعددی در زمینه تنظیم و انتشار گزارش عملکرد سازمان‌های دولتی و خصوصی داریم و آماده هستیم در همه مراحل «ایده‌پردازی»، «گردآوری اطلاعات»، «تنظیم محتوای متنی»، «تولید محتوای تصویری و گرافیکی»، «طراحی و صفحه‌آرایی» و «انتشار» در کنار شما باشیم.
برای آگاهی از شرایط همکاری در تهیه گزارش عملکرد سازمان‌ها با مشاوران مهرویژن تماس بگیرید.